La GIZ recrute un Réceptionniste, Concierge et Gardien h/f.
Pour ses activités, la GIZ (Deutsche Gesellschaft fur Internationale Zusammenarbeit GmbH) peut compter sur une expertise régionale avérée, un vaste savoir de spécialiste et des compétences managériales éprouvées. En sa qualité d’entreprise fédérale, elle aide le gouvernement allemand à concrétiser ses objectifs de coopération internationale pour le développement durable. Le principal commettant de la GIZ est le ministère fédéral allemand de la Coopération économique et du Développement (BMZ).
La GIZ est active dans plus de 130 pays à travers la planète. En République fédérale d’Allemagne, elle est présente dans presque tous les pays et a son siège social à Bonn et Eschborn La GIZ emploie de par le monde plus de 16 000 collaboratrices et collaborateurs, dont près de 70% sont des membres du personnel national recrutés sur place.
La GIZ Sénégal, Coopération Allemande au Développement recherche un Réceptionniste – Concierge – Gardien selon les descriptions de poste ci-dessous.
Description du poste
Le/la titulaire du poste est responsable des activités suivantes :
- L’exécution quotidienne des services d’accueil, et la gestion de l’espace d’attente
- La gestion fluide et sans dérangement des appels entrants et sortants de la GIZ ;
- Répondre aux appels téléphoniques, prendre et acheminer les messages ;
- Accueille et renseigne les visiteurs ;
- Assure la distribution du courrier ;
- Assure la protection des bâtiments et des locaux (ouverture et fermeture des portes) éventuellement en effectuant des rondes de surveillance ;
- Exécute des tâches internes à caractère technique et artisanal ou fonctions Liées à la réception et à la sortie des livraisons ;
- Porte appui aux collègues du Bureau s’il n’a pas de travaux à effectuer dans le cadre de son activité de concierge et exécution d’autres travaux de bureau suivant les instructions reçues.
Attributions
Accueil téléphonique et de réception
- Accueillir les personnes qui se présentent dans les bureaux et 3 d’autres établissements, leur indiquer la personne ou le service approprié ;
- Fournir des renseignements généraux en personne ou par téléphone et, au besoin, effectuer des tâches de bureau ;
- Répondre au téléphone, traiter, reprendre ou transférer les appels et les messages ;
- Tenir une liste des numéros à rappeler pour tous les appels entrants auxquels les collaborateurs ou les collaboratrices concernés n’ont pas pu répondre directement ;
- Utiliser le répondeur téléphonique de manière appropriée ;
- Enregistrer, documenter et organiser régulièrement le courrier entrant et sortant (télécopies, messages électroniques, paquets et messages à délivrer personnellement) ainsi que les documents ou paquets à destination ou en provenance de bureau de poste, services gouvernementaux, ambassades, etc. et en assumer la responsabilité ;
- Gérer les fournitures et le matériel de bureau (enregistrement entrée et sorties)
- Veiller à la disponibilité de magazines
- Réceptionner et enregistrer les factures arrivées au Bureau de la GIZ Accueil physique et orientation des visiteurs
se charger du retrait et de la remise des dossiers d’appel d’offre - Prendre des dispositions pour se faire remplacer en cas d’absence ;
- Veiller au confort des visiteurs en leur proposant des journaux, rafraîchissements, etc.
Gestion des locaux
- Assurer, s’il y a lieu, les contrôles de sécurité à la réception et tenir les listes de contrôle d’accès.
- Appuyer les équipes administratives et techniques sur des tâches spécifiques liées à la logistique
- Assurer la maintenance et la réparation des équipements (techniques) de gestion des installations ;
- Gérer l’accueil, signale les dommages qu’il ne peut réparer seul et appuie les prestataires externes (électricien, etc.) pour assurer les réparations et la maintenance ;
- Assurer un service de déménagement et de transport incluant je montage/démontage et transport de meubles ainsi que le montage de tableaux de planning, panneaux d’affichage et calendriers, la supervision et la planification de travaux de transformation et de rénovation ;
Autres attributions
- Assumer la fonction de gardien de jour durant les heures de travail
Qualifications, compétences et expérience requises
Certificat/diplôme de formation artisanale / technique ou certificat / diplôme similaire
Expérience professionnelle
Au moins 5 ans d’expérience professionnelle à un poste similaire
Autres connaissances/compétences
- Maîtrise parfaite du français lu, écrit, parlé ; Aisance à l’oral comme à l’écrit
- Bonne endurance physique ;
- Bon esprit d’équipe.
- Autonomie
- Dynamisme
- Rigueur et organisation
- Bon sens relationnel
- Sens du service client
- Capacité d’analyse et d’anticipation
- Bonne gestion du stress
- Connaissances informatique (Microsoft : Word, Excel, Internet, Outlook)
- Connaissances en allemand et en anglais seront un atout
Détails de l’offre et candidature
Type du contrat : Contrat de travail à durée déterminée
- Le dossier de candidature doit comprendre :
- Une lettre de motivation
- Un curriculum vitae détaillé si possible sous forme de tableau
- Trois références professionnelles
Date limite des dépôts de candidature :
Les dossiers de candidatures complets devront être envoyés au plus tard le vendredi 15 Mars 2019 à 16 heures 00 :
Electronique : à recrutement-sn@giz.de avec pour objet «Recrutement Réceptionniste – Concierge – Gardien»
Physique : sous pli fermé et anonyme, au Bureau régional de la GIZ, sis 109, Rue Carnot x angle Mass Diokhané, Dakar portant la mention «Recrutement Réceptionniste – Concierge – Gardien»
NB : Seul(e)s les candidates présélectionnées seront contacté(e)s pour la suite de la procédure
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