Le cabinet ITTE Interim recrute une Assistante de Direction

Le cabinet ITTE Interim recrute une Assistante de Direction.

Evoluant dans le secteur touristique et celui du commerce, notre partenaire est un groupe installé au cœur de Dakar et intervenant dans 3 pôles d’activités à savoir le tourisme, la distribution et l’événementiel. Ils sont connus sur le marché grâce aux services de qualité fournis par une équipe dynamique et expérimentée aux compétences complémentaires. Elle a pour principale mission de développer le tourisme et le commerce de service tout en participant à la valorisation de la culture locale.

Activités principales de l’Assistante de Direction

Assister la Direction Générale dans le fonctionnement des activités (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil,)

Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement du Groupe.

RESPONSABILITÉS

• Organiser pour la Direction Générale la réception, le traitement et la circulation de l’information, des documents et des communications téléphoniques liées au service ou suivi des dossiers
• Renseigner et orienter les personnes (agents et/ou visiteurs) selon leur demande
• Gérer les prises de rendez-vous et tenue des agendas des directeurs, préparation de réunions (planification, réservation de salle, convocation, préparation des dossiers, commande de prestations hôtelières) et déplacements (réservations du véhicule, ordre de mission)
• Gérer les appels téléphoniques : centralisation de plusieurs lignes (secrétariat, directeurs, Informatique Assistance) et gestion des appels selon les cas (filtrage des appels, renseignement et orientation, prise de RDV…)
• Gérer les courriers : réception du courrier entrant (via les vaguemestres, en main propre, la messagerie électronique)
• Gérer la distribution du courrier pour les différents secteurs, l’Archivage et le classement des courriers (dans chrono et dossiers)
• Rédiger les courriers, courriels et de compte-rendu (de réunion, d’entretien…)
• Assurer la Gestion « logistique » : réalisation de bons de travaux, gestion du photocopieur (carnet d’adresses, réception des cartouches…), mise à jour et diffusion du papier à en-tête.
• Gestion de la caisse

NB : cette liste n’est pas exhaustive et vous pourrez être sollicités par la hiérarchie pour accomplir certaines tâches supplémentaires.

Profil du candidat

Le profil recherché pour occuper le poste de Assistante de direction

Formation : Bac+3 Minimum Assistanat de direction

Expérience requise : 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire

Compétences techniques

• Informatique
• Expression orale et écrite
• Gestion administrative
• Méthode de classement et d’archivage
• Modalités d’accueil
• Techniques de prise de notes
• Techniques de numérisation
• Utilisation d’outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau social d’entreprise, …)
• Bilingue

Aptitudes professionnelles

• Sens de l’organisation
• Rigueur
• Sens relationnel
• Esprit d’équipe
• Aisance relationnelle
• Qualité d’écoute
• Diplomatie
• Sens du service