Phoenix consulting group recrute un Réceptionniste (h/f).
Objectif principal du poste
Recevoir et gérer les clients et visiteurs sans rendez-vous et répondre au tableau de service de manière à projeter une image professionnelle du bureau. Les tâches administratives générales feront également partie de ce poste, dans le cadre du soutien à l’ensemble de l’équipe.
Tâches principales
- Service à la clientèle: Traiter les demandes de renseignements et également s’adresser aux personnes ou au service approprié conformément aux protocoles de l’entreprise.
- Gérer les services et les entrepreneurs: Gérer/coordonner les entrepreneurs de services sur le site, par exemple nettoyage, sécurité, climatisation et installations générales etc…
- Tâches générales de réception : Recevoir les visiteurs et s’assurer que les hôtes sont contactés pour recueillir les visiteurs à la réception.
- Fonctionnement du tableau de distribution
- Gérer tous les appels entrants et y répondre de façon professionnelle.
- Veiller à ce que la réception soit propre et bien rangée et à ce que le bureau de réception ne soit pas encombré
- Fonctions administratives générales: Dactylographie générale pour les départements.
- Envoyer, trier mais également distribuer des messages et des télécopies.
- Organiser les déplacements et aussi le transport du personnel, p. ex., des taxis
- Fournir un soutien administratif de base au besoin.
- Commande de consommables, fleurs, papeterie, etc.
- Gérer la réservation des salles de conférence/conseil.
- Gérer les bons de stationnement/émettre des bons de stationnement.
- Mettre à jour les numéros de téléphone d’urgence.
- Prendre ainsi que relayer des messages pour le personnel de bureau.
- Prendre rendez-vous.
- Organisation de la restauration pour les réunions.
- Journal des appels du service d’assistance: Consigner toutes les demandes de réparation, d’entretien mais surtout de service au bureau d’assistance.
Profil recherché
Expérience/ formation : GR12 ou équivalent et au moins 2 ans d’expérience pertinente.
Compétences requises
- Connaissances en matière de téléphone;
- Compétences générales en administration;
- Maîtrise de l’informatique (MS Office, en particulier Outlook et Word);
- Capacité à faire plusieurs tâches;
- Aptitudes interpersonnelles.
Connaissances requises
Tableau de service, politiques et aussi procédures
Compétences requises
- Communication, orientation client et qualité, méthode, travail d’équipe mais aussi coopération, confiance en soi;
- Tolérance à la routine.
Principaux facteurs de volume de travail:
- Sophistication des équipements du tableau de distribution; nombre et également complexité des appels entrants.
Interface/ relations avec :
- Interne : Bureau de la StaffExternal
- Locataires, Locateur, Entrepreneurs, Fournisseurs
Pour postuler
Envoyez alors votre Curriculum Vitae (CV) avec en objet, la mention «Réceptionniste» à servicerecrutementpcgsn@phoenixcga.com
