Assistant administratif

Contexte

L’UICN est le plus ancien et le plus grand réseau mondial de protection de l’environnement. Il s’agit d’une union démocratique de membres qui compte plus de 1 400 organisations gouvernementales et ONG membres et près de 15 000 scientifiques bénévoles dans plus de 160 pays. Le travail de l’UICN est soutenu par plus de 1 000 professionnels répartis dans 45 bureaux et des centaines de partenaires des secteurs public, privé et des ONG dans le monde entier.

Son siège se trouve à Gland, en Suisse. Le travail de l’UICN se concentre sur la valorisation et la conservation de la nature, la garantie d’une gouvernance efficace et équitable de son utilisation, et le déploiement de solutions basées sur la nature pour relever les défis mondiaux en matière de climat, d’alimentation et de développement. L’UICN soutient la recherche scientifique, gère des projets sur le terrain dans le monde entier et rassemble les gouvernements, les ONG, les Nations unies et les entreprises pour élaborer des politiques, des lois et des bonnes pratiques.

L’UICN est présente au Sénégal depuis 1986 à travers un bureau Pays jusqu’à la création du BRAO (Bureau régional Afrique de l’Ouest) en 1997 suite à celle du BRAC (Bureau régional Afrique centrale) en 1995. La fusion de ces deux Bureaux régionaux a donné naissance au PACO en 2008. Le Bureau du Sénégal assure des liens essentiels avec les membres de l’UICN, les Comités nationaux, les Commissions et le Secrétariat et les gouvernements, les institutions nationales, les associations des communautés locales, les ONG, les scientifiques, les praticiens, le secteur privé et d’autres parties prenantes afin d’accélérer la mise en œuvre des plans nationaux et en faveur des ressources naturelles. Il fournit des connaissances et conseille les décideurs afin d’améliorer les politiques et les actions de conservation au profit de la nature et des communautés.

Descriptif de poste

Responsabilités majeures

• Assister le Chef de programme dans la gestion des dossiers ;
• Classer les divers documents de référence (Correspondances, copies des protocoles, rapports…) ;
• Gérer la messagerie électronique générale du Bureau et veiller à sa bonne marche ;
• Gérer le fonctionnement du bureau du courrier et veiller à son bon fonctionnement ;
• Être le point focal et gérer le dossier des Membres de l’UICN au Sénégal ;
• Être l’interface et le point focal pour les ONG, les Associations et les Réseaux
• Suivre la maintenance, les admissions temporaires et les assurances des véhicules ;
• Gérer la petite caisse du Bureau.

L’Assistant (e) Administratif pourra être chargé(e), par le Chef de programme, de toute autre tâche compatible avec sa fonction principale et ses aptitudes. Il/Elle fera au Chef de programme, le cas échéant, toute observation, suggestion, proposition orale ou écrite en vue de l’amélioration du management du Bureau dans son ensemble.

Responsabilités spécifiques

• Gérer la base de données sur les Experts et Consultants du Bureau ;
• Assurer le suivi des évènements concernant le Bureau (réunions, missions…)
• Assurer le suivi des « Staff Meetings » et des retraites ;
  Planifier les différentes missions internes et aussi externes, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les personnes concernées ;
• Organiser les séminaires, ateliers et aussi réunions, en rapport avec le Service Administratif et Financier et les structures externes concernées
• Rédiger les rapports et également comptes rendus des différentes réunions du bureau ;
• En accord avec le chef de programme, participer à la communication interne et aussi externe du bureau ;
• Aider le chef de programme ainsi que les chargés de projet à une meilleure planification et gestion de leurs missions à l’intérieur et à l’extérieur du pays ;
• Gérer les relations du Bureau avec les hôtels, les agences de voyage et aussi les autres prestataires ;
• Tenir à jour une liste d’hôtels pour les staff et partenaires de l’UICN en mission au Sénégal et assurer les réservations et autres appui nécessaires ;
• Superviser les chauffeurs ainsi que coordonner le mouvement des véhicules ;
• Assurer le suivi des délais de payement des factures d’électricité, de téléphone et aussi d’internet du bureau en collaboration avec le service des finances et de la comptabilité

Qualifications et compétences exigées

Formation

Bac +3 dans le domaine de l’Administration (commerce, gestion, comptabilité, finance, audit) ou équivalent.

Expériences professionnelles 

• Justifier d’au moins 3 années d’expérience
• Démontrer une expérience de travail avec des ONG internationales dans le domaine de l’environnement, de la conservation et aussi du développement durable.
• Mettre en évidence une expérience de gestion des associations à l’image des membres de l’UICN.
• Démontrer une compétence approfondie dans la rédaction administrative
• Connaissances techniques
  Démontrer de bonne capacité à établir, planifier de même que coordonner son propre plan de travail ;
• Démontrer de bonnes capacités à écrire de manière claire et également concise; et à bien communiquer oralement en français et en anglais ;
• Disposer de bonnes relations interpersonnelles, habilité à développer et aussi à entretenir de bonnes relations avec des personnes de diverses origines nationales et culturelles ;
• Démontrer de bonnes connaissances en informatique (Excel, world, accès, etc.);

Exigences linguistiques et Professionnalisme :

• La maîtrise du français et de l’anglais, tant à l’écrit qu’à l’oral, est requise.
• Promouvoir les intérêts, les objectifs et aussi les valeurs de l’organisation avec diligence et professionnalisme ;
• Assumer la responsabilité des actions individuelles ainsi que collectives, promouvoir l’approche  » Un seul Programme  » de l’UICN ;
• Adhérer aux valeurs fondamentales du PACO de l’UICN, à savoir la transparence, l’ouverture, le professionnalisme et la responsabilité ;
• Démontrer d’excellentes compétences interpersonnelles pour soutenir la création de réseaux et de partenariats
• Disposer d’un fort esprit d’équipe, et également des capacités de travailler efficacement avec des équipes multiculturelles avec beaucoup de discrétion ;

Pour postuler, veuillez alors cliquer sur ce lien : hrms.iucn.org.