L’UNICEF recrute un Associé à l’Administration, Grade GS6.
UNICEF travaille dans certaines parties du monde qui sont les plus difficiles, pour atteindre les enfants les plus désavantagés au monde. Pour sauver leurs vies. Pour défendre leurs droits. Pour les aider à réaliser leur potentiel. Dans 190 pays et territoires, nous travaillons pour chaque enfant, partout, chaque jour, pour construire un monde meilleur pour tous. Et nous n’abandonnons jamais.
Pour chaque enfant, un(e) champion(ne) !
Les 28 organisations des Nations unies présentes au Sénégal et leurs quelque 1 800 employés seront réunis dans un nouveau bureau construit à Diamniadio, à 40 km de Dakar. Ce complexe immobilier de 56 000 m2 situé sur un terrain de la taille de 28 terrains de football est appelé à devenir un emblème multilatéral en Afrique de l’Ouest. Outre les bureaux des Nations unies au Sénégal, il accueillera les bureaux régionaux et sous-régionaux des Nations Unies responsables du Sahel, de l’Afrique de l’Ouest et de l’Afrique Centrale.
Ce projet de Maison des Nations Unies au Sénégal s’inscrit dans le cadre de l’initiative de réforme du Secrétaire Général des Nations Unies, l’Efficiency Agenda, qui vise à améliorer la qualité des services (mesurée par la satisfaction des clients) et l’efficacité de l’administration en utilisant la reconnaissance mutuelle des services, pour créer un Common Back-Office / Local Shared Services Centre.
Dans le nouveau complexe de bureaux, l’ONU fusionnera la prestation de certains services administratifs et disposera d’une équipe de service spécialisée qui fournira ces services à toutes les organisations de l’ONU. L’équipe de service suivra un modèle d’Unité de Projet Indépendante, et l’équipe de service communs est donc appelée l’IPU.
L’équipe de l’IPU sera chargée de la conception, puis de la fourniture de services de gestion des installations, d’administration, d’informatique et de sécurité. L’éventail des services pourrait s’élargir au fur et à mesure de l’évolution du programme Efficiency Agenda de l’ONU.
L’IPU a pour but la satisfaction de ses clients dans toutes ses décisions, grandes et petites. L’évaluation des performances de l’équipe sera donc, dans une large mesure, mesurée par les enquêtes de satisfaction des clients.
L’IPU est composée de 26 membres du personnel de l’ONU et dispose d’un budget annuel d’environ 8 millions de dollars.
L’IPU est hébergée par l’UNICEF et rend compte à un conseil d’administration composé de tous les chefs des organisations des Nations unies présentes au Sénégal, et présidé par le Coordinateur Résident des Nations Unies.
Comment pouvez-vous faire la différence ?
En prenant les actions ci-dessous :
Suivi budgétaire (spécialisé)
- Surveiller les budgets et les dépenses financières de la section, en veillant au respect des règles et règlements de l’UNICEF, en tenant le superviseur informé et en le conseillant sur les actions à prendre ou à suivre.
- Fournir un soutien sur la révision/préparation du budget, l’état de la mise en œuvre, la détermination de la position de l’utilisation des fonds, la clôture opérationnelle et financière.
- Préparer et tenir à jour les dossiers, documents et plans de contrôle pour le suivi budgétaire de la mise en œuvre du projet/programme.
- Effectuer des transactions dans VISION concernant les subventions pour sa section, comme l’enregistrement des allocations de subventions et le suivi des subventions de programmes arrivant à échéance.
Planification de bureau et gestion de projet (spécialisé)
- Veiller à la disponibilité d’informations et de données opportunes, complètes et précises pour la préparation des plans de travail des sections et des plans de gestion des projets.
- Entreprendre des recherches de base et effectuer des analyses comparatives des données relatives aux projets/programmes.
- Surveiller la mise en œuvre du projet par rapport aux jalons établis et faire des recommandations pour améliorer les performances.
- Contribuer à assurer le respect des délais convenus.
- Agir comme point focal dans l’examen de l’exhaustivité des rapports de données avec des informations clés de suivi et d’évaluation.
Procurement
- Guider les gestionnaires dans le processus des PCA/SSA conformément aux politiques et aux orientations publiées par le FRG, la division des approvisionnements et le DHR.
- Faciliter le traitement des contrats pour les consultants et les partenaires externes qui fournissent un service à la section. Cela comprend la préparation et le classement des documents, le remplissage des formulaires et des modèles nécessaires, le téléchargement des termes de référence dans VISION et la prise des dispositions logistiques nécessaires.
- Tenir à jour les listes de fournisseurs, de partenaires et de consultants.
Communications et flux de travail
- Faciliter les communications et le flux de travail de l’unité organisationnelle afin d’améliorer l’efficacité et la rapidité des opérations et des résultats.
- Gérer la correspondance, les courriels et les appels téléphoniques entrants et sortants.
- Communiquer les informations de routine et certaines informations non routinières relatives au travail de l’équipe.
- Établir et maintenir les systèmes de classement et de référence du bureau, tant traditionnels que numériques, et s’assurer que les sites Web inter/intra-net sont à jour et exacts.
Gestion des calendriers/réunions/correspondance
- Tenir à jour le calendrier du bureau et organiser les réunions
- Rédiger les procès-verbaux des réunions, en veillant à l’exactitude, au souci du détail et à la cohérence.
Evénements/Logistique
- Soutenir les activités de développement des capacités et les conférences en prenant les dispositions logistiques, en s’engageant auprès des animateurs, des traiteurs et des hôtes.
- Organiser les horaires en assurant la liaison avec les participants pour connaître leur disponibilité.
- Assurer la liaison avec les points focaux budgétaires et la section sur les coûts et les besoins.
- Préparer les documents de base pour les participants et télécharger les documents clairs sur l’intranet.
- Préparer et tenir à jour les ordres du jour des réunions et des événements liés aux engagements du groupe de travail.
Traitement des factures
- Responsable de la collecte des factures et du classement des documents pour approbation et, ensuite, traitement dans VISION.
- Télécharger les fichiers électroniques et vérifier les résultats dans le système de destination.
- Répondre au statut des transactions des clients et à d’autres demandes de renseignements.
Fournitures/équipement
- Participer à la gestion des fournitures administratives et de l’équipement de bureau, et mettre à jour l’inventaire des articles.
- Contrôler et superviser l’utilisation adéquate et appropriée des fournitures. S’assurer que les services et l’entretien des locaux sont conformes aux normes de l’organisation.
- Prendre des dispositions pour l’achat et la distribution en temps opportun des fournitures de bureau.
Pour chaque enfant, vous démontrez …
Les valeurs de l’UNICEF que sont la Bienveillance, le respect, l’intégrité, la confiance, la redevabilité et la durabilité (CRITAS).
Nos compétences fondamentales
- Encourager, diriger et gérer les gens (1)
- Faire preuve de conscience de soi et de conscience éthique (2)
- Travailler en collaboration avec les autres (2)
- Établir et entretenir des partenariats (2)
- Innover et accepter le changement (2)
- Réfléchir et agir de manière stratégique (2)
- Soucieux d’obtenir des résultats probants (2)
- Gère l’ambiguïté et la complexité (2)
Pour être qualifié comme agent du changement pour chaque enfant, vous devrez…
- Être titulaire d’un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail.
- Avoir un minimum de 6 ans d’expérience pertinente dans le domaine de l’administration ou du travail de bureau est requis.
- Une expérience dans le domaine du Facility Management est un avantage.
- Avoir la maîtrise du Français et une bonne connaissance de l’Anglais. La connaissance d’une langue locale est un atout.
Remarques
L’UNICEF applique la politique de tolérance zéro à l’égard de l’abus et de l’exploitation sexuels, ainsi que de tout autre type de harcèlement, y compris le harcèlement sexuel et la discrimination. Tout candidat considéré pour un recrutement fera l’objet d’une vérification rigoureuse des références et des antécédents.
L’UNICEF est attaché à la diversité et à l’intégration au sein de son personnel et encourage les candidats qualifiés de tous les horizons à postuler notamment les candidatures féminines.
Les nominations à l’UNICEF sont soumises à une autorisation médicale. Les nominations peuvent également être soumises à des exigences de vaccination, notamment contre le SRAS-CoV-2 (COVID). Les employés du gouvernement qui sont considérés pour un emploi avec l’UNICEF doivent normalement démissionner de leur gouvernement avant d’accepter une mission avec l’UNICEF. L’UNICEF se réserve le droit de retirer une offre d’emploi, sans compensation, si un visa ou une autorisation médicale n’est pas obtenu(e), ou si les exigences en matière de vaccination ne sont pas satisfaites, dans un délai raisonnable, pour quelque raison que ce soit.
Deadline: 14 Jul 2022 Greenwich Standard Time.
emploidakar.com
