L’ONG Save the Children recrute un Assistant Gestion Programme h/f.
Le but du poste est d’assurer une gestion administrative efficace et efficiente des activités de mise en œuvre des programmes et projets pour l’atteinte des objectifs et résultats du Programme pays.
Vos responsabilités à Save the Children
Sous la supervision directe du Directeur des Programmes Operations, le Program Administration Assistant aura à effectuer les tâches suivantes :
Gestion de l’Administration du Programme
- Tenir le planning hebdomadaire du Directeur des Programmes Operations ;
- Travailler en étroite collaboration avec le Awards and Partnership Manager dans l’organisation et la tenue du Programme Review Meeting (PRM) (envoi agenda, invitation, réservation salle, collecte documentation requise pour la réunion, tenue et partage compte-rendu) ;
- Assurer le suivi de la mise en œuvre des points d’action issus du PRM et autres réunions du Programme ;
- Assurer la documentation et le stockage des minutes des réunions programmes ;
- Coordonner la planification annuelle et mensuelle des activités et des mouvements des staffs programmes.
Organisation des ateliers du Programme
- Assurer l’organisation administrative et logistique des ateliers et de tous les évènements du Programme ;
- S’assurer en collaboration avec le demandeur de la disponibilité des Termes de référence de l’atelier/évènement ;
- Partager avec les partenaires les TDR et collecter la liste des participants dans les délais ;
- Planifier les ateliers avec le demandeur pour anticiper sur les contraintes budgétaires et la disponibilité des hôtels ;
- Faire la réservation et/ou demande de cotation ;
- Insérer les pro-forma dans la Demande d’achat dans l’onglet documents + partage information au Supply Chain Officer en précisant numéro DA ;
- Négocier les prix (hôtels.) pour une gestion efficiente des ressources.
Suivi des plannings et Organisation de missions du programme :
- En coordination avec les Chefs de projet, mettre en place un calendrier mensuel des missions et des activités sur Outlook ;
- Assurer la mise à jour du calendrier et son suivi ;
- En coordination avec le département finances, s’assurer que les avances de mission sont payées dans les délais requis ;
- Assurer l’organisation administrative des missions de terrain (réservation billets d’avion avec Diversity, suivi des termes de références, des ordres de mission et de la programmation des chauffeurs);
- S’assurer en collaboration avec les staffs programmes de la disponibilité des rapports de mission ;
- Assister dans toutes les tâches administratives.
Suivi des paiements aux fournisseurs
- En coordination avec le Supply Chain Officer et le département finance, suivre les règlements des factures d’hôtel sont effectués dans les délais requis ;
Votre profil
- Diplôme supérieur en Administration ou Gestion de projet (ou expérience équivalente)
- Capacité d’organiser efficacement ses tâches quotidiennes ;
- Bonne connaissance de Office (Excel, Words, Powerpoint) ;
- Connaissance du procurement en ligne ;
- Bonne capacité rédactionnelle en Français et en Anglais ;
- Parler couramment le Français et comprendre l’Anglais.
NB: Veuillez noter que ce poste est national avec des termes et conditions locaux.
Localisation du poste : Dakar, Sénégal
Date limite : 06 Mars 2019.
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