L’examen de l’état des contrats de performance s’est fait à partir des rapports annuels présentés par les universités et d’une visite de chacune d’entre elles durant le mois de mars 2015. Les rapports ont permis d’apprécier l’atteinte des engagements apparaissant dans les indicateurs de chaque CDP.
Appréciation sommaire de l’état d’avancement du CDP de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar (UCAD)
L’UCAD a fait des progrès remarquables dans la réalisation de son CDP au cours de la dernière année. Ces progrès se sont surtout réalisés dans la gouvernance de l’institution où on remarque le développement d’un système d’information de gestion intégré, la mise en place d’une Direction des finances et de la comptabilité, l’élaboration presque complétée d’un manuel de procédures, l’élaboration d’un plan de communication et la réalisation d’audits. Des progrès ont aussi été réalisés dans l’utilisation des TIC où 49 % des enseignants ont été formés aux technologies éducatives, 379 cours mis en ligne et 14 formations à distance rendues disponibles. L’UCAD n’a pas encore renseigné les indicateurs d’efficacité interne, mais elle s’attend à des progrès dans ce domaine. Quelques autres indicateurs restent à être renseignés de sorte qu’on ne peut encore établir la proportion des cibles atteintes. L’UCAD devra porter une attention particulière au développement d’une culture de la qualité, cette question paraissant la plus faible dans son rapport. Le taux de décaissement de l’UCAD est de 52,14 % par rapport aux fonds reçus et de 21,58 % par rapport au budget total du projet. Le nouveau recteur nommé durant l’année a procédé à une réorientation stratégique et organisationnelle dans le but d’impliquer de façon plus forte les établissements dans la réalisation du CDP. De fait, la visite a permis de constater une plus grande cohésion et une plus large implication de la communauté dans l’exécution du CDP. Tout porte à croire que l’UCAD pourra atteindre la plupart des cibles qu’elle s’est données.
Analyse détaillée de l’avancement du CDP de l’Université Cheikh Anta Diop de Dakar (UCAD)
Le rapport 2014 du CDP de l’UCAD est bien fait et intéressant. Il débute par un rappel des défis majeurs auxquels l’institution a dû faire face durant l’année 2014. Ceux-ci sont essentiellement liés à la gouvernance de l’institution dont les lacunes avaient été soulignées dans l’analyse du rapport 2013. Il faut rappeler que l’UCAD est de loin la plus importante université du Sénégal et qu’elle comporte 37 facultés, écoles et instituts, ce qui complique évidemment sa gestion. Certains des défis mentionnés sont justement en lien avec la complexité de l’UCAD : finalisation et mise en œuvre du MPO, mise en place d’une Direction 2 des finances opérationnelle, mise en place d’un système d’information intégré. D’autres, mentionnés lors de la visite, touchent l’orientation des programmes : augmenter les filières professionnelles, améliorer l’insertion des diplômés. Le rapport passe ensuite en revue les performances de l’institution par rapport aux différents indicateurs. Certains indicateurs n’ont pas encore été renseignés, en particulier, ceux relatifs à l’efficacité interne. Cela tient en bonne partie au nombre d’étudiants dans les grandes facultés et le temps requis pour corriger les examens. Néanmoins, les données devraient être disponibles incessamment.
En ce qui concerne l’efficacité interne, le rapport se montre assez optimiste que des améliorations sérieuses des indicateurs se produiront en 2014. Il base son opinion sur les progrès réalisés en 2013. Cependant, la Mission est d’avis que tant qu’un mécanisme efficace de détection des étudiants défaillants n’aura pas été mis en place, les progrès risquent d’être limités. Il est en effet bien connu que de nombreux étudiants s’inscrivent à l’UCAD pour percevoir une bourse gouvernementale mais poursuivent leurs études dans d’autres institutions privées ou tout simplement abandonnent complètement leurs études. Évidemment, ces étudiants défaillants plombent les statistiques de l’UCAD en matière d’efficacité interne.
Pour améliorer son efficacité interne, l’UCAD s’était donné 5 stratégies :
1) L’amélioration de l’encadrement des étudiants par l’ouverture d’un Bureau d’accueil, d’orientation et d’intégration et la mise sur pied d’un service de tutorat. Ces actions ont été réalisées et 300 tuteurs ont été mis sous contrat.
2) L’amélioration des conditions d’enseignement et d’apprentissage par la mise à la disposition des étudiants de divers supports de cours. Cette action n’est encore que partiellement réalisée. Elle devrait l’être complètement en 2015.
3) La promotion de la pédagogie universitaire en assurant la formation initiale des enseignants et en améliorant le système de suivi des étudiants en cours de formation et d’évaluation. Ces actions sont activement poursuivies et un système de suivi devrait être en opération en 2015.
4) Régulation des flux d’élèves à l’entrée dans les facultés. Il s’agissait de mettre en place des dispositifs de sélection des candidats à l’entrée dans les facultés. Cette action a été reportée en 2015.
5) Optimisation de l’accès aux ressources documentaires. Cette stratégie devrait porter ses fruits en 2015.
L’ensemble de ces cinq stratégies comportait 34 activités dont seulement 9 ont été réalisées. Il semble que l’approbation tardive du plan de travail (PTBA) 2014 par le Ministère et la Banque ait été la cause principale du report à 2015 de plusieurs activités. Étant donné ce retard, il est possible que le progrès de l’amélioration de l’efficacité interne reste encore faible. Mais les perspectives paraissent intéressantes pour 2015.
- Le 2e objectif poursuivi par l’UCAD est celui de l’amélioration de l’utilisation des TIC dans les stratégies pédagogiques. Toutes les cibles de cet objectif qui ont pu être renseignées ont été atteintes. 49 % des enseignants sont formés aux technologies éducatives, 379 cours sont en 3 ligne et 14 sont des formations à distance. Plus de 7000 étudiants possèdent leur ordinateur. Les indicateurs proportion de cours dispensés en utilisant les TIC et pourcentage d’étudiants possédant un ordinateur personnel seront renseignés ultérieurement.
Deux stratégies avaient été retenues :
1) Formation et perfectionnement des enseignants dans l’utilisation des TIC en mettant en place un Centre de ressources technologiques et pédagogiques et en organisant des sessions de formation des enseignants. Le CRTP a été mis en place et est devenu le Département des ressources technologiques et pédagogiques (DRTP) de la Direction de l’informatique et des systèmes d’information (DISI). De nombreuses activités de formation ont conduit au développement de 53 contrats de développement de cours en ligne, 43 nouveaux cours ont de fait été mis en ligne, 40 PER sont formés en scénarisation et médiatisation de cours en ligne et 42 tuteurs de cours en ligne sont formés. Il s’agit de réalisations impressionnantes.
2) Équipement de certains locaux en matériel informatique. Le matériel a été remis lors de la visite à 23 établissements de l’UCAD.
- Le 3e objectif du CDP de l’UCAD est le renforcement des liens avec le milieu du travail. Les cibles des deux indicateurs de cet objectif ont été atteintes même s’il n’y a pas eu beaucoup d’activités en relation avec cet objectif en raison de l’obtention tardive de l’ANO. Deux stratégies ont été retenues : 1) L’augmentation du nombre de filières professionnalisantes. Quelques activités de cette stratégie ont été réalisées mais aucune nouvelle filière professionnalisante n’a été mise sur pied. Cependant, 8 licences ont été validées et sont en attente d’appui matériel et un appel d’offres a été lancé pour équiper 9 licences technologiques. Au total, 15 formations professionnalisantes sont appuyées et 8 autres le seront au début de 2015. 2) Mettre en place des bureaux de relations avec les entreprises (BLUE). 11 BLUE sont fonctionnels et des conventions ont été signées avec une vingtaine d’organismes professionnels.
- Le 4e objectif du CDP est l’amélioration de la qualité de l’enseignement. Deux des cibles du PAD sont atteintes, soit le pourcentage d’enseignants formés selon le format LMD qui est d’au moins 34 % et le pourcentage de programmes offerts selon le format LMD qui est de 100 %. Par contre, l’UCAD n’a pas réalisé toutes les autoévaluations qu’elle aurait voulu faire et n’a soumis à l’accréditation que 2 programmes au lieu des 15 projetés.
Pour atteindre cet objectif, l’UCAD s’était donné quatre stratégies :
1) Renforcer les capacités des enseignants afin de développer l’offre de formation selon le format LMD. Une session de formation a été organisée à laquelle ont participé 40 enseignants.
2) Mettre en place une cellule interne d’assurance qualité (CIAQ). La CIAQ est maintenant en place. Elle comprend 1 directeur et 2 chargés de projets. Des ateliers de sensibilisation et de formation ont été organisés et 1 programme a été accrédité.
3) Relever le niveau des plateaux techniques des établissements par l’achat d’équipements et de matériel de travaux pratiques. Le marché est lancé et il devrait se compléter incessamment.
4) Enrichissement 4 de l’offre de formation par l’offre de master interuniversitaire « Genre et consolidation de la paix » dont une première promotion est sortie. De toute évidence, l’UCAD a pris du retard dans la mise en œuvre de son processus d’assurance qualité. Elle n’a réalisé que 5 autoévaluations, soit loin de la cible de 25 qu’elle s’était fixée, et seulement 2 programmes ont été soumis à l’ANAQ, soit un total de 7 autoévaluations. C’est peu. De plus, sauf peut-être dans certaines unités, il n’y a pas d’évaluation systématique des enseignements. L’UCAD doit donc prendre les moyens d’activer le développement d’une culture de la qualité au sein de ses différents établissements.
- Le 5e objectif du CDP est l’amélioration de la gouvernance. L’UCAD s’était donné 6 indicateurs pour mesurer le progrès réalisé dans l’amélioration de sa gouvernance. Toutes les cibles de ces indicateurs ont été atteintes. Plus de 300 PATS ont été formés à la gestion du CDP et du système LMD. Le pourcentage des ressources propres est maintenant de 35,79 %, soit plus que la cible de 30 %. Cependant, 2 des indicateurs du PAD n’apparaissent pas parmi les 6 indicateurs de l’UCAD. Il s’agit de la mise en place d’un système pour finaliser les inscriptions, une semaine avant le début des cours et de la mise en place d’un système de contrôle pour réduire le nombre d’étudiants défaillants. Le rapport ne donne aucune indication sur le premier de ces deux indicateurs. Quant au deuxième, il n’est pas en place mais il devrait l’être en 2015 avec l’utilisation des cartes à puce dont l’UCAD s’est dotée.
Trois stratégies ont été mises de l’avant pour améliorer la gouvernance :
1) Améliorer la communication interne et externe de l’UCAD par l’organisation de conférences, de séminaires et de mécanismes de diffusion des informations. Un plan des communications a été élaboré et on s’apprête à mettre en place une radio universitaire.
2) Améliorer le système de gestion financière et administrative. Cette stratégie comporte plusieurs actions. D’abord, l’élaboration d’un manuel de procédures, lequel devrait être terminé à la fin de mars 2015. Ensuite, le développement d’un système d’information de gestion intégré dont une première version a été mise en ligne. En troisième lieu, la mise en place d’une Direction des finances et de la comptabilité (DFC) moderne. On a aussi audité les postes et les procédures pour en tirer des conséquences, dont l’une a été d’améliorer les ressources propres de l’institution.
3) La troisième stratégie est de renforcer les capacités des PATS dans la gestion du CDP et du système LMD par le moyen d’actions de formation.
Au 31 décembre 2014, l’UCAD avait reçu 3 837 829 000 FCFA et décaissé 2 001 184 764 FCFA, soit un taux de décaissement de 52,14 % par rapport aux fonds reçus ou de 21,58 % par rapport au budget total du projet. De plus, des engagements fermes de 1 933 619 236 FCFA, non inclus dans les décaissements, ont été pris concernant les équipements informatiques.
L’UCAD a fait des progrès importants dans l’amélioration de sa gestion. Elle aura très bientôt son manuel de procédures, son système d’information de gestion, une DFC moderne et 5 efficaces et ses ressources propres sont à la hausse. De plus, la visite a permis de constater une plus grande cohésion et une plus large implication de la communauté dans l’exécution du CDP. C’est très encourageant pour l’avenir et tout porte à croire que l’UCAD pourra atteindre la plupart des cibles qu’elle s’était données. Il faudra cependant qu’elle porte une attention encore plus grande au redressement de son efficacité interne, ce qu’elle entend faire, en renforçant le dispositif des tuteurs et en déployant des moyens de contrôle des étudiants défaillants. Elle veut aussi susciter des projets de formation professionnelle, resserrer encore ses liens avec les entreprises et mettre en œuvre une unité d’enseignement optionnelle en création d’entreprise.
Enfin, elle entend activer le développement d’une culture de la qualité en rendant opérationnelles les cellules sectorielles d’assurance qualité au niveau des établissements et en appliquant dans tous ses établissements un Manuel Qualité. Enfin, avec l’arrivée d’un nouveau recteur, l’UCAD a procédé à une réorientation stratégique et organisationnelle. Il s’agit d’impliquer de façon plus forte les établissements dans l’élaboration du plan d’action de l’UCAD et dans la mise en œuvre du CDP tout en apportant un soin particulier à la coordination et à la communication. L’UCAD estime qu’avec cette réorientation, elle sera en mesure de rattraper le temps perdu.
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