Intitulé du poste : Support Senior administratif, financier & comptable
Positionnement
- Sous la supervision directe du PMO, du Chef d’équipe et du backstopping de GOPA Worlwide, le/la Support financier et comptable assure la bonne gestion administrative, financière et comptable des activités. Il/elle travaille en étroite collaboration avec les équipes projets, les partenaires et les experts mobilisés dans le cadre de la coopération GIZ-GOPA.
- Il/elle est chargée d’effectuer le suivi, la tenue à jour et la gestion efficace et transparente de la comptabilité et du suivi des dépenses. Il/elle assurera les relations avec les organismes bancaires, sociaux et fiscaux de l’état du Sénégal ;
- Ses tâches ne sont pas limitées à la liste ci-dessous. Pour toute la durée du projet, il/elle couvrira de manière responsable et professionnelle toutes les tâches nécessaires à la gestion globale afin d’assurer une mise en œuvre efficace et efficiente des activités du projet.
Missions
- Gestion administrative, financière et comptable du projet avec les exigences de la GIZ
- Administration des fournisseurs, prestataires et partenaires
- Elaboration et suivi du budget OPEX (décompte ECT, etc.)
- Tenue à jour de l’inventaire des équipements et matériels ;
- Pilotage de la performance financière (rapport Financier mensuel) ;
- Soutien à la mise en œuvre des missions spécifiques en assurant un suivi rigoureux des engagements contractuels et des dépenses associées.
Responsabilités
- Gestion des contrats signés (location, partenariat, etc) ;
- Préparer des estimations mensuelles des ressources financières nécessaires, en veillant à ce que des fonds suffisants soient transférés par GOPA sur le compte bancaire pour le moment où ils sont nécessaires ;
- Garantir la confidentialité des documents et courriers ;
- Veiller à la fiabilité des données fournies ;
- Assurer le suivi du calendrier et des échéanciers administratifs, financiers et comptables : mise en place du budget, reporting financier mensuel ;
- Présentation du rapport annuel administratif et financier
- Assurer le suivi des bons de commandes et des règlements fournisseurs ;
- Effectuer tous les achats liés à l´activité du bureau selon les instructions du PMO et du chef d’équipe, en veillant au respect des exigences en matière d’achat, y compris les devis/comparaisons de prix ;
- S’assurer que les montants et les enregistrements des paiements sont exacts et que toutes les transactions sont comptabilisées dans les lignes budgétaires correspondantes et tenues à jour
- Gérer les relations avec la banque, le compte bancaire et la petite caisse et vérifier l’enregistrement dans les journaux respectifs des entrées et sorties ;
Tâches
- Tenir la comptabilité à jour dans le logiciel comptable WINPACCS ;
- Préparer et classer la documentation et de toutes les factures, reçus, offres et autres documents comptables ;
- Veiller au classement et archivage des documents comptables et financiers physiquement et électroniquement ;
- Suivre le budget et les dépenses et contribuer aux révisions budgétaires ;
- Contrôler et maintenir la petite caisse pour les petits paiements, en tenant à jour un suivi sur Excel des paiements effectués et en s’assurant que les reçus sont conservés à des fins comptables
- Réconcilier de manière mensuelle de la caisse (PV de caisse) ;
- Fournir une assistance pour la préparation de toute activité nécessitant la préparation d’un budget ;
- Appui à la gestion logistique lors de la tenue d’ateliers, missions, événements du projet ;
- Reporting des actions /budgets liées aux financements des activités ;
- Exécuter dans les délais, toute tâche demandée par le PMO, le Chef d’équipe et le backstopping de GOPA Worldwide.
Formation souhaitée
- Bac + 4 Comptabilité, Finance ou tout autre domaine connexe
Expérience nécessaire
- Minimum 5 ans d’expérience dans un poste similaire (au sein d’un projet de coopération internationale ou avec la GIZ serait un plus)
Compétences requises
- Maitrise des outils bureautiques (Word, Excel, etc.) : Niveau 3
- Bonnes capacités rédactionnelles : Niveau 4
- Communication orale et écrite : Niveau 3
- Parfaite maitrise des techniques de gestion administrative et financière et de contrôle de gestion : Niveau 4
- Parfaite maitrise des techniques de la comptabilité à partie double : Niveau 4 ;
- Parfaite maitrise des techniques de la comptabilité analytique : Niveau 4 ;
- Résolution de problèmes et capacités de gestion du travail en équipe : Niveau 3
- Sens de l’initiative / force de proposition : Niveau 4 ;
- Connaissance des normes de sécurité de l’information : Niveau 3 ;
- Confidentialité, diplomatie et discrétion : Niveau 4
- Ponctualité, gestion des priorités & rigueur : Niveau 4
- Connaissance dans l’organisation d’activités du type : formation, séminaire, conférence : Niveau3
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